¿Cómo organizar una agenda de viaje de negocios?


¿Cómo organizar una agenda de viaje de negocios?

Los negocios internacionales marcan el rumbo en la economía mundial. Para concretar uno de ellos, es necesario contar con una buena red de contactos, así como con un portafolio de productos a ofrecer, o un listado de servicios a solicitar. En esta nota te explicamos cómo organizar una agenda de viaje de negocios.

Pasos a seguir si se quiere saber cómo organizar una agenda de negocios

1. Analizar los mercados a visitar

El mundo del comercio internacional está conformado por tres grandes actores. Estos son los exportadores o vendedores, los importadores o compradores, y los intermediarios. Cualquiera de ellos puede tener la necesidad de hacer un viaje de negocios.

Estas actividades tienen la finalidad de captar nuevos clientes, expandir mercados o establecer vínculos de intercambio. Eventualmente, puede darse el caso que un viaje de negocios también implique la apertura de operaciones en un nuevo país.

En cualquier caso, el primer paso para responder la interrogante sobre cómo organizar una agenda de viaje de negocios consiste en fijar los mercados donde se desea hacer presencia. Esto depende de varios factores, como la cantidad de intercambio comercial existente con ese mercado, la demanda que exista por parte de los consumidores de ese mercado, el nivel de competencia, y los contactos que se encuentren allí.

cómo organizar una agenda de viaje de negocio

2. Establecer comunicaciones

Indistintamente de si se es exportador, importador o intermediario, la comunicación es un elemento esencial en los negocios. Por lo tanto, antes de diseñar la agenda, es importante comunicarse con los potenciales contactos comerciales.

Para ello, pueden implementarse distintos medios, como el correo electrónico de presentación, el contacto por redes sociales empresariales, las llamadas telefónicas o las videoconferencias. De esta forma, será más fácil escoger aquellos interlocutores con los que valga la pena reunirse durante el viaje de negocios, así como descartar a los que no resulten potencialmente favorables.

3. Planificar las fechas en la agenda

Los viajes de negocios requieren tiempo en su planificación. Puede que el interesado en viajar tenga una buena disponibilidad de tiempo, pero no así su contraparte. En este sentido, lo más recomendable es proponer fechas de reunión donde ambas partes puedan ser beneficiadas.

Por ejemplo, si un empresario argentino desea realizar un viaje de negocios a Europa durante el mes de agosto, es necesario consultarlo con sus interlocutores europeos. No solo por un tema de agenda, sino porque durante ese mes la mayoría de las personas toma vacaciones en ese continente.

Del mismo modo, los empresarios chinos suelen tener agendas bastante colmadas, por lo que no es sencillo fijar una reunión de negocios con ellos. A veces, acordar una fecha de encuentro con los asiáticos puede tomar semanas o incluso meses.

4. Coordinar la logística de viaje y de cómo organizar una agenda de viaje de negocios

Ya establecidas las fechas de reunión, llega el momento de encargarse de los aspectos logísticos. Acá deben contemplarse gastos de traslado, hospedaje y alimentación en el lugar de destino.

Por supuesto, cada empresa tiene su presupuesto, pero en el caso de emprendedores o pymes que hacen viajes de negocios, lo más recomendable es ahorrar al máximo. Una interesante sugerencia es la de usar servicios de hospedaje como Airbnb, o rastrear vuelos baratos en plataformas como Skyscanner. Todos estos aspectos logísticos deben gestionarse con al menos un mes de anticipación al viaje, para así obtener precios competitivos.

5. Efectuar las reuniones

Lo más importante es dar una buena impresión a los interlocutores. Para lograrlo, la imagen personal debe ser pulcra y respetar el contexto cultural del lugar donde sea el encuentro. También se valora el hecho de obsequiar algún detalle propio del país de origen de quien realiza el viaje. Esto puede ir acompañado por un producto que refleje la imagen corporativa de su empresa o emprendimiento.

El desarrollo de la reunión debe ser conciso, e incluir una presentación detallada de lo que se pretende obtener. Mientras más se conozca lo que se busca, mejor será el resultado.

cómo organizar una agenda de viaje de negocio

Conclusión sobre cómo organizar una agenda de viaje de negocios

Los viajes de negocios pueden demorar en rendir frutos. Incluso, puede que no se obtengan resultados positivos luego de haber realizado una inversión para viajar. Esto quiere decir que son un asunto de riesgo y todo empresario o emprendedor debe tener muy claro este punto.

Sin embargo, si la planificación es correcta, y el negocio tiene un potencial interesante, seguramente el viaje traerá oportunidades. En conclusión, cuando se conoce a la perfección cómo organizar una agenda de viaje de negocios, se ha subido un peldaño en la escala de quienes participan en el comercio internacional.

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